La dématérialisation est de nos jours plus pratique. La majorité pour ne pas dire que toutes les entreprises recourent de nos jours à la dématérialisation des documents. Puisque tout se traduit en télétravail, alors la majorité des entreprises recourt à ce changement.
De nos jours, la dématérialisation s’étend même jusqu’au domaine privé. La dématérialisation présente d’ailleurs de nombreux avantages pour chaque entreprise. C’est pourquoi, il s’avère indispensable de connaître les différentes raisons qui nous poussent à procéder à la dématérialisation. Pourquoi dématérialiser qu’il soit pour le document aussi bien que le processus.
Qu’est ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation n’est pas seulement le fait de transférer en fichiers ou les documents en papiers. Ce n’est qu’une simple numérisation. Alors que la dématérialisation est plus que la numérisation. Il consiste à transférer les documents mais de le gérer en version numérique.
La dématérialisation n’est pas uniquement faite pour l’archivage. Il y a de nombreux autres processus importants en parlant de la dématérialisation. Il y a beaucoup d’autres choses concernés par la dématérialisation y compris la signature électronique des documents. On peut même citer le processus de métier pour la dématérialisation.
Quelles sont les différentes raisons de dématérialisation ?
Il y a beaucoup de raisons qui poussent les gens à dématérialiser à la fois les documents et le processus. Nous allons donc essayer de connaître ces différentes raisons qui poussent les gens à dématérialiser.
L’économie est la première raison de la dématérialisation. On dématérialise pour faire des économies. En procédant à la dématérialisation, on évite tout coût qui est en relation avec la version analogique. Parmi ce coût, on distingue le coût d’envoi, la fiscalité, etc. Pour un gain de productivité, on procède donc à la dématérialisation.
En outre, on procède à la productivité pour un gain de temps. Ceci est d’ailleurs sur des différents secteurs. Prenant un exemple, au lieu de faire circuler une fiche de paie en papier entre chacun de salariés qui peut même prendre un jour ou deux jours. Un simple clic sur une version numérique suffit à le faire partager à tous les employés et en un clin d’œil.
Le fonctionnement dans l’entreprise est accéléré. Pour ce souci de rapidité, l’utilisation de version électronique est même exigée. Ainsi, l’utilisation de portefeuille électronique est exigée pour de nombreux gens de nos jours.
Enfin, un gain de place, au lieu de diffuser partout ou avoir un meuble d’archivage en papier. On peut le mettre sur un endroit bien précis. On peut utiliser les locaux pour archives comme un autre bureau. L’archivage électronique de vos documents ne peut donc qu’être une meilleure idée.
Comment dématérialiser ?
Après avoir tous les bienfaits liés à la dématérialisation. On est persuadé que rien ne peut être avantageux que de procéder à une dématérialisation. Mais la question qui se pose maintenant est comment ?
Un travail de dématérialisation n’est pas vraiment difficile. Pourtant, elle exige un gain de temps lié à ce travail. Il est nécessaire d’avoir une bonne technique pour la dématérialisation. Il suffit de faire un état des lieux, examiner tous les documents, prévenir les clients et les fournisseurs (en savoir plus ici).